Menurut Purwanto (2011:13), korespondensi adalah penyampaian maksud melalui surat dari satu pihak kepada pihak lain dapat atas nama jabatan dalam suatu perusahaan atau organisasi dan dapat atas nama perseorangan atau individu.
Korespondensi adalah komunikasi antara seorang pegawai dengan orang lain, antara lain pegawai dengan instansi atau sebaliknya, antara pegawai dengan organisasi atau sebaliknya, antara instansi dengan instansi, antara organisasi dengan organisasi dan sebagainya dengan menggunakan surat sebagai media (Priansa dan Garnida, 2013:68).
Sutrisno dan Renaldi (2014:123), korespondensi diartikan sebagai teknik membuat surat dan berkomunikasi dengan surat.
Korespondensi berasal dari kata Correspondence (Inggris) atau Correspondence (Belanda) yang berarti suatu kegiatan atau hubungan yang terjadi antara pihak-pihak terkait yang dilakukan dengan saling berkiriman surat. Hubungan pihak-pihak yang terkait dalam bisnis biasanya bersifat resmi dan dilakukan dengan surat-menyurat. Oleh karena itu, korespondensi juga diartikan sebagai surat-menyurat (The Liang Gie, 2014:18).
Maka dapat disimpulkan pengertian dari korespondensi adalah proses surat-menyurat antara pihak-pihak yang saling berkiriman surat baik itu antar pegawai maupun di luar instansi.
 |
| Gambar: Pengertian Korespondensi |
Jenis-Jenis Korespondensi
Menurut Purwanto (2011:23), korespondensi dalam suatu kantor atau instansi, atau organisasi dibagai menjadi dua, yakni:
- Korespondensi Ekstern, yaitu hubungan surat-menyurat yang dilakukan oleh kantor atau bagian-bagiannya dengan pihak luar.
- Korespondensi Intern, yaitu hubungan surat-menyurat yang dilakukan oleh orang-orang dalam suatu kantor, termasuk hubungan antara kantor pusat dengan kantor cabang.
Bahasa Korespondensi
Ciri-ciri bahasa korespondensi (Bratawidjaja, 2014:24).
- Jelas, pengertian jelas disini adalah mudah dimengerti dan bebas dari kemungkinan salah tafsir. Dalam korespondensi bisnis, dituntut kecermatan dalam pilihan kata, keutuhan kalimat dan penggunaan tanda baca.
- Lugas, lugas ialah hemat. Hemat berarti ekonomis dalam menggunakan kata, tetapi dengan cakupan makna yang lengkap.
- Menarik dan Santun, bahasa yang menarik tidak harus indah seperti bahasa yang digunakan dalam syair. Bahasa menarik disini ialah bahasa yang hidup dan santun, menghindari pengulangan kata yang menjemukan dan mampu membangkitkan minat pembaca.
Peranan korespondensi dalam bisnis menurut Bratawidjaja (2014:26):
- Menciptakan surat yang baik dan jelas. Dalam kehidupan sehari-hari kesalahan dalam penulisan berbagai surat masih banyak terjadi. Misalnya, susunan kalimat tidak lengkap, berbelit-belit, tanda baca tidak benar, tata bahasa tidak teratur, dan salah mengadopsi bentuk dan model surat. Kesalahan tersebut disebabkan oleh beberapa hal diantaranya tidak ada pengarahan dan pengendalian mengenai cara menulis surat yang baik.
- Menciptakan kerjasama yang baik. Perusahaan tidak dapat mencapai tujuan tanpa bekerjasama dengan pihak lain. Agar bisa bekerjasama dengan pihak lain, perusahaan perlu menjaga komunikasi dengan baik. Pihak lain akan mendukung terciptanya kerjasama yang baik.
- Menyebarkan kegiatan. Tidak semua orang dalam perusahaan secara otomatis mengetahui kegiatan yang terjadi antara perusahaan dengan pihak luar. Korespondensi memegang peranan penting dalam menyebarkan.
Pihak-PihakyangTerlibat dalam Korespondensi
Pihak-pihak yang terlibat dalam korespondensi menurut Bratawidjaja (2014:28) adalah sebagai berikut:
- Koresponden, yaitu orang atau pihak yang berkirim surat dan atau yang menandatangani surat.
- Redaktur, yaitu orang yang menyusun naskah surat.
- Sekretaris, yaitu orang yang membantu pemimpin dalam kegiatan korespondensi.
- Juru ketik, yaitu orang yang membantu memproduksi surat-surat.
- Register, yaitu orang yang melakukan aktivitas tata usaha atau administrasi surat-surat yang meliputi pemberian nomor surat, pencatatan surat keluar dan surat masuk, serta menangani pengarsipan surat-surat (filling system).
- Kurir, yaitu orang atau pihak yang menyampaikan surat kepada penerima.
Sekian uraian tentang Pengertian Korespondensi Menurut Para Ahli, semoga bermanfaat.