Dalam suatu instansi selalu dibutuhkan suatu komunikasi yang bertujuan untuk menyampaikan satu informasi tanpa harus bertemu langsung dengan orang yang bersangkutan dengan cara diadakannya komunikasi tertulis yang disebut dengan surat.
 |
| Pengertian Surat |
Surat sebagai suatu sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain. Dengan lebih jelasnya, Surat adalah alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan kepada pihak lain yang memiliki persyaratan khusus yaitu penggunaan kertas, penggunaan model/bentuk, penggunaan kode dan notasi, pemakaian bahasa yang khas serta pencantuman tanda tangan. (Sugiarto, 2005:2)
Surat menurut Finoza (2009:4), adalah informasi tertulis yang dapat dipergunakan sebagai alat komunikasi tulis yang dibuat dengan persyaratan tertentu.
Sedangkan menurut Suryani, dkk (2015:2), Surat adalah secarik kertas atau lebih yang berisi percakapan (bahan komunikasi) yang disampaikan oleh seseorang kepada orang lain, baik atas nama pribadi maupun organisasi/lembaga/instansi.
Menurut Yose Rizal “Surat sebagai alat untuk menyampaikan suatu maksud secara tertulis atau sebagai jenis komunikasi tulisan”. (2003:2)
Surat adalah alat komunikasi tertulis atau sarana untuk menyampaikan pernyataan maupun informasi secara tertulis dari pihak satu ke pada pihak yang lain. (Ys. Marjo, 2000:15). Dari beberapa para ahli di atas yang menjelaskan pengertian surat, maka dapat disimpulkan bahwa surat adalah bentuk komunikasi yang berupa tulisan untuk menyampaikan sesuatu dari hal yang sangat penting hingga biasa, dilakukan dari satu pihak kepada pihak yang dituju. Harus memiliki persyaratan 
khusus seperti yang dijelaskan oleh Agus Sugiarto. Penggunaan kertas untuk menulis surat harus tetap sesuai jenis suratnya, bentuk suratnya, penggunaan kode atau notasi dalam surat dan pemakaian kalimat dalam surat harus memenuhi kaidah-kaidah tata bahasa Indonesia yang benar sehingga surat pun mudah dimengerti dan tetap menjaga sopan santun. Betapa pentingnya peranan surat, maka dalam penulisan maupun pengelolahannya harus dikerjakan sebaik mungkin agar dapat membantu memperlancar tercapainya suatu tujuan perusahaan karena surat merupakan alat komunikasi tertulis sebagai bukti otentik “hitam diatas putih”.
Fungsi Surat
Menurut Finoza (2009:4), Surat memiliki beberapa fungsi, yaitu:
- Sebagai alat komunikasi tulis
- Sebagai tanda bukti tertulis
- Sebagai alat pengingat
- Sebagai pedoman untuk bertindak
- Sebagai keterangan keamanan
- Sebagai duta/wakil organisasi
- Sebagai dokumentasi historis dari suatu kegiatan.
Syarat-Syarat Surat Yang Baik
Adapun ciri-ciri surat yang baik, yaitu:
- Menggunakan kertas surat yang tepat dari segi ukuran, jenis dan warna sesuai dengan surat yang akan ditulis.
- Menggunakan bentuk surat yang standar
- Menggunakan bahasa Indonesia yang baku
- Menggunakan gaya bahasa yang lugas
- Menggunakan bahasa yang jelas
- Menggunakan bahasa yang sopan dan hormat
- Menyajikan fakta yang benar dan lengkap
- Tidak menggunakan singkatan, kecuali yang lazim dipakai dalam surat menyurat
- Tidak menggunakan kata-kata sulit dan istilah yang belum memasyarakat atau umum (Finoza, 2009:6)
Penggolongan Surat
Surat-surat yang digunakan baik oleh individu ataupun instansi memiliki berbagai macam penggolongan surat, baik menurut isi, tujuan, wujud, sifat, keamanan isi, dan juga urgensi pengiriman/penyelesaiannyan.
Menurut Suryani,dkk (2013:4), Penggolongan surat terdiri dari:
1. Penggolongan surat menurut wujudnya:
- Kartu Pos, yaitu surat yang ditulis pada selembar kertas sejenis karton yang berukuran 15 x 10 cm.
- Warkat Pos, yaitu surat yang ditulis pada sehelai kertas yang didesain sedemikian rupa sehingga isi surat tidak dapat dibaca orang lain seperti layaknya surat yang bersampul. Warkatpos dikeluarkan oleh PN POSTEL.
- Surat bersampul, yaitu surat yang ditulis pada secarik kertas (biasanya kertas dengan ukuran A4) yang dimasukkan dalam sampul surat/amplop. Adapun ukuran sampul surat ada berukuran kecil (berukuran 10 x 15 cm) dan sampul panjang (berukuran 10 x 24 cm).
- Memorandum (Memo) dan Nota, yaitu surat-menyurat yang digunakan dikalangan internal suatu kantor. Memo dan nota merupakan surat yang isinya pokok-pokok masalah yang ditulis secara singkat.
2. Penggolongan surat berdasarkan tujuan atau isinya:
- Surat pemberitahuan, yaitu surat yang isinya memberitahukan sesuatu informasi agar diketahui oleh penerima surat.
- Surat perintah, yaitu surat yang isinya memerintahkan suatu hal untuk dilaksanakan oleh penerima surat.
- Surat permintaan/permohonan, yaitu surat yang isinya suatu permintaan atau permohonan sesuatu dari penulis surat kepada penerima surat. Permintaan atau permohonan itu dapat berupa suatu barang, melaksanakan sesuatu, atau tidak melaksanakan sesuatu.
- Surat teguran/peringatan, yaitu surat yang isinya mengingatkan atau menegur atas suatu tindakan yang dilakukan oleh penerima surat.
- Surat panggilan, yaitu surat yang isinya tentang suatu harapan atau keinginan atau perintah agar penerima surat melaksanakan apa yang diharapkan, diinginkan atau diperintahkan dari penulis surat kepada penerima surat.
- Surat pengantar, yaitu surat yang isinya menjelaskan atau tentang sesuatu yang harus dilakukan atau diteruskan yang oleh penerima surat atas surat/lembar petunjuk yang dikirimkan bersamanya.
- Surat keputusan, yaitu surat yang isinya memutuskan atau memerintahkan seperti yang tertulis dalam surat yang dikirim kepada penerima surat (lihat surat bentuk khusus).
3. Penggolongan surat menurut isi atau kepentingannnya, yaitu:
- Surat niaga atau bisnis, yaitu surat yang digunakan sebagai alat komunikasi persoalan bisnis dikalangan pengusaha atau badan-badan usaha dalam menjalankan kegiatan usahanya.
- Surat dinas, yaitu surat yang digunakan di lingkungan pemerintahan atau dinas-dinas pemerintahan sebagai alat komunikasi dalam menjalankan kegiatan kedinasan.
- Surat sosial, yaitu surat yang digunakan oleh lembaga/badan sosial sebagai alat komunikasi dalam menjalankan aktivitasnya yang bersifat non profit.
- Surat bentuk lain, yaitu surat yang dapat digunakan secara cepat untuk suatu kepentingan yang mendadak atau harus dilaksanakan secara gerak cepat.
- Surat pribadi atau personal, yaitu surat yang digunakan sebagai alat komunikasi diantara keluarga atau kerabat. Isi surat pribadi adalah tentang kekeluargaan dan persahabatan.
4. Penggolongan surat berdasarkan keamanan isinya:
- Surat sangat rahasia, yaitu surat atau dokumen yang diberi tanda “RHS” dan pada umumnya kode ini digunakan dalam lingkungan bisnis/organisasi/lembaga/perorangan.
- Surat rahasia atau sering disebut surat konfidensial, yaitu surat yang isinya tidak boleh diketahui oleh orang lain selain yang namanya atau jabatannya disebutkan pada alamat surat tersebut.
- Surat biasa, yaitu surat pada umumnya yang dapat dilakukan dengan menggunakan Kartu Pos, Warkat Pos atau surat tertutup yang dimasukkan ke dalam sampul atau cara lain. Apabila isinya dibaca orang lain tidak akan menimbulkan suatu akibat buruk atau merugikan yang bersangkutan atau organisasi/pejabat yang bersangkutan .
5. Penggolongan surat berdasarkan urgensi pengiriman/penyelesaiannya:
- Surat “Sangat Segera” atau kilat, yaitu surat yang harus dikirim dan secepatnya harus diketahui oleh penerima surat dan mendapat tanggapan atas isi surat dengan secepat mungkin.
- Surat “Segera”, yaitu surat yang perlu mendapat tanggapan dari penerima surat atas isinya sesegara mungkin ditindaklanjuti.
- Surat Biasa, yaitu surat yang isinya maupun cara pengirimannya tidak memerlukan cara secepatnya, tetapi sesuai uratan penyelesaian berdasarkan jadwal aktivitasnya.
Sekian uraian tentang Pengertian Surat Menurut Para Ahli, semoga bermanfaat.