Istilah administrasi kepegawaian atau personnel administration di Amerika Serikat dipergunakan dalam bidang pemerintahan, sedangkan personnel management dipergunakan dalam bidang bisnis. Di Indonesia, ada kecenderungan menggunakan istilah manajemen kepegawaian (personnel management) baik dalam bidang pemerintahan maupun bidang bisnis.
 |
| Gambar: Pengertian Administrasi Kepegawaian |
Felix A. Nigro (1988) mengatakan bahwa personnel administration is the art of selecting new employees and making use of old ones in such manner that the maximum quality and quantity of output and service are obtained from the working force (administrasi kepegawaian adalah seni memilih pegawai-pegawai baru dan mempekerjakan pegawai-pegawai lama sedemikian rupa sehingga dari pegawai-pegawai itu diperoleh mutu dan jumlah hasil serta pelayanan yang maksimum). Fungsi-fungsi atau kegiatan-kegiatan administrasi kepegawaian, menurut Felix A. Nigro, meliputi berikut ini.
- Pengembangan struktur organisasi untuk melaksanakan program kepegawaian termasuk tugas dan tanggung jawab dari setiap pegawai yang ditentukan dengan jelas dan tegas.
- Penggolongan jabatan yang sistematis dan perencanaan gaji yang adil dengan mempertimbangkan saingan yang berat dari sektor swasta.
- Penarikan tenaga kerja yang baik.
- Seleksi pegawai yang menjamin adanya pengangkatan calon pegawai yang cakap dan penempatannya dalam jabatan-jabatan yang sesuai.
- Perencanaan latihan jabatan dengan maksud menambah keterampilan pegawai, memotivasi semangat kerja, dan mempersiapkan mereka untuk kenaikan pangkat.
- Penilaian kecakapan pegawai secara berkala dan teratur dengan tujuan meningkatkan hasil kerjanya dan menentukan pegawai-pegawai yang cakap.
- Perencanaan kenaikan pangkat yang didasarkan atas kecakapan pegawai dengan adanya sistem jabatan. Pegawai-pegawai yang baik ditempatkan pada jabatan-jabatan yang sesuai dengan kecakapannya sehingga mereka dapat mencapai tingkat jabatan yang paling tinggi.
- Kegiatan-kegiatan untuk memperbaiki hubungan antarmanusia.
- Kegiatan-kegiatan untuk memelihara dan mempertahankan moril serta disiplin pegawai.
Glen O. Stahl (1986) merumuskan administrasi kepegawaian sebagai keseluruhan yang berhubungan dengan sumber daya manusia dari organisasi. Fungsi-fungsi atau kegiatan-kegiatan dalam administrasi kepegawaian, menurut Glen O. Stahl, meliputi:
- penentuan yurisdiksi;
- pengusahaan tenaga kerja;
- pengujian pelamar-pelamar dan pengembangan daftar-daftar dari calon-calon yang lulus ujian;
- pengurusan sistem sertifikasi dan penggunaan daftar calon-calon yang lulus ujian, pengurusan masa percobaan, pemindahan dan kenaikan pangkat, kehadiran dan cuti, tingkah laku dan disiplin, serta pemberhentian dan keluhan-keluhan;
- pengembangan petunjuk dan informasi serta mendorong praktik yang terbaik dalam pengawasan dan program-program, kesehatan dan keamanan, penilaian prestasi kerja, lingkungan kerja, serta rekreasi dan latihan jabatan;
- penyelenggaraan riset kepegawaian;
- penyelenggaraan latihan jabatan;
- pelaksanaan sistem pensiun pegawai;
- pemeliharaan rencana yang membangun hubungan masyarakat;
- pemberian saran-saran mengenai manajemen kepegawaian dan perbaikan kebijaksanaan secara berkala kepada pimpinan atasan.
Sementara itu, Arifin Abdulrachman (1998) mengatakan bahwa administrasi kepegawaian negara adalah salah satu cabang dari administrasi negara yang berkaitan dengan segala persoalan mengenai pegawai-pegawai negara. Kegiatan-kegiatan administrasi kepegawaian negara meliputi:
- analisis jabatan, klasifikasi jabatan, dan evaluasi jabatan;
- rekrutmen, ujian-ujian, dan penempatan;
- training;
- penggajian;
- employee counselling;
- personnel relations;
- disiplin dan moral;
- catatan kepegawaian.
Untuk memantapkan pandangan dan pengertian lebih luas mengenai administrasi kepegawaian, perhatikanlah beberapa pendapat mengenai administrasi kepegawaian menurut beberapa ahli atau penulis berikut ini.
- Wendel French dalam Personnel Management Process mengatakan, personnel management is the recruitment, selection, development, utilization of and accomodation to human resources by organization.
- Julius E. Etington dalam artikel yang berjudul “Pioneers of Management” dimuat dalam buku Reading in Personnel Management mengatakan, personnel management is a multi faceted discipline to which distinguished individuals from a number of disciplines have made contributions.
- Edwin B. Flippo dalam Personnel Management mengatakan, personnel management is the planning, organizing, directing, and controlling of the procurement, development, compensation, integration, maintenance, and separation of human resources to the end that individual, organizational, and societal objectives are accomplished.
- M.J. Julius dalam Personnel Management mengatakan, the general outline of personnel functions is much the same among progressive companies. These functions fall intotwo major classes: operative and managerial. The technical function of personnel management includes the activities speciallyconcerned with procuring, developing, utilizing, and maintaining an efficient working force. The managerial functions certain to the activities concerned with planning, organizing, directing, and controlling the work of those performing technical personnel functions.
Jika ditelaah lebih lanjut pendapat para ahli atau penulis tersebut, pada dasarnya tujuan mereka adalah sama. Walaupun berbeda gaya bahasanya, yang ditekankan adalah masalah kepegawaian. Jika Anda cermati, dalam pandangan French, administrasi kepegawaian melakukan aktivitas merekrut pegawai, setelah itu perlu diseleksi dan dikembangkan untuk keperluan organisasi. Etington berpendapat bahwa untuk menghadapi individu-individu yang berbeda, perlu multidisiplin atau para ahli menyumbangkan sesuatu sesuai dengan disiplin mereka. Lebih lanjut, Edwin B Flippo mengatakan bahwa administrasi kepegawaian adalah merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan, dan mengendalikan pegawai untuk berbagai tujuan. Jadi, menurut Edwin B. Flippo, administrasi kepegawaian itu mempunyai dua fungsi, yaitu fungsi manajerial dan fungsi operatif (yang bersifat teknis). Fungsi manajerial administrasi kepegawaian meliputi perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian. Fungsi operatif administrasi kepegawaian meliputi pengadaan, pengembangan, kompensasi, integrasi, pemeliharaan, dan pensiun.
Sumber: Dikutip dari berbagai sumber.
Sekian uraian tentang Pengertian Administrasi Kepegawaian Menurut Para Ahli, semoga bermanfaat.