Pengertian Dan Fungsi Administrasi Keuangan

Apa yang dimaksud dengan administrasi keuangan? Pengertian Administrasi Keuangan adalah suatu upaya pengelolaan yang mencakup semua aktivitas yang berhubungan dengan keuangan guna mencapai tujuan suatu perusahaan atau organisasi. 

Pengertian administrasi keuangan menurut para ahli dapat dibagi menjadi dua jenis, yaitu: 

1. Dalam Arti Sempit 

Pengertian administrasi keuangan dalam arti sempit adalah semua aktivitas yang berhubungan dengan pencatatan pemasukan dan pengeluaran untuk pembiayaan berbagai kegiatan organisasi, dimana bentuknya berupa tata usaha atau tata pembukuan keuangan. 

2. Dalam Arti Luas 

Pengertian administrasi keuangan dalam arti luas adalah suatu kebijakan mengenai pengadaan dan penggunaan keuangan organisasi untuk mewujudkan kegiatan organisasi tersebut, dimana bentuknya berupa pengelolaan keuangan meliputi perencanaan, pengaturan, pertanggungjawaban, dan pengawasan keuangan. 

Menurut The Liang Gie, pengertian administrasi keuangan adalah proses perencanaan, penyediaan, dan penggunaan uang dalam suatu perusahaan/ organisasi. Dengan kata lain, administrasi keuangan merupakan kegiatan penataan keuangan, yang mencakup penyusunan anggaran belanja, penentuan sumber dana, cara pemakaian, hingga pembukuan. 

Singkatnya, pelaksanaan administrasi keuangan yang baik akan berdampak positif pada produktifitas dan juga bagi suasana kerja di sebuah perusahaan. Dengan begitu, maka pengelolaan keuangan di suatu perusahaan akan lebih tertata dengan baik dan menghasilkan output yang sangat baik bagi perusahaan itu sendiri.

Fungsi Administrasi Keuangan 

Mengacu pada arti administrasi keuangan di atas, fungsi administrasi keuangan secara umum adalah sebagai berikut: 

1. Fungsi Investasi 

Fungsi investasi dalam hal ini adalah semua aktivitas pengelolaan dana ke dalam aktiva-aktiva yang dipakai untuk mencapai tujuan organisasi. Investasi bisa didapatkan dari modal organisasi atau dari luar. 

Invetasi dapat dibagi menjadi dua kelompok, yaitu: 

• Investasi jangka pendek, misalnya kas, piutang, persediaan, dan sebagainya. 
• Investasi jangka panjang, misalnya tanah, gedung, peralatan produksi, kendaraan, dan sebagainya. 

2. Fungsi Mencari Dana 

Dalam hal ini fungsi mencari dana adalah fungsi untuk mencari modal untuk membiayai semua aktivitas yang dilakukan oleh organisasi. Selain itu juga berfungsi untuk memilah dan memilih berbagai sumber dana yang tepat untuk masing-masing jenis kebutuhan. 

Artinya, suatu perusahaan harus memilih apakah dana diambil dari pinjaman jangka pendek, pinjaman jangka panjang, atau dari modal perusahaan itu sendiri. 

3. Fungsi Pembelanjaan 

Ini merupakan semua kegiatan yang berkaitan dengan penggunaan dana yang digunakan untuk membiayai seluruh kegiatan, baik itu dana milik sendiri maupun dana dari luar. Dengan kata lain, fungsi pembelanjaan di sini berkaitan dengan proses produksi maupun pendukung proses produksi. 

4. Fungsi Pembagian Laba 

Ini adalah kegiatan pembuatan dan penentuan aturan dalam pembagian keuntungan hasil usaha. Fungsi pembagian laba juga dapat dimasukkan ke dalam fungsi mencari dana. Dalam artian, perusahaan berupaya mengembangkan usaha-usaha perusahaan dari dana perusahaan itu sendiri.

Manfaat Administrasi Keuangan

Setelah memahami pengertian administrasi keuangan dan fungsinya, tentunya kita juga perlu mengetahui apa saja manfaat administrasi keuangan tersebut. Secara umum, setidaknya ada tiga manfaat dari administrasi keuangan, yaitu: 

Pencatatan penerimaan dan pengeluaran suatu organisasi menjadi lebih teratur. Penggunaan dana organisasi menjadi lebih terkendali, lebih terkoordinasi, dan lebih bermanfaat. 

Dengan adanya administrasi keuangan maka potensi terjadinya kekeliruan pembuatan laporan keuangan dapat diminimalisir. 

Komponen Administrasi Keuangan 

Dalam pelaksanaannya, administrasi keuangan terdiri dari beberapa komponen, yaitu: 

• Perencanaan Keuangan, yaitu semua kegiatan perencanaan pemasukan dan pengeluaran keuangan dalam jangka waktu tertentu. 
• Penganggaran Keuangan, yaitu semua kegiatan yang berhubungan dengan pemasukan, pengeluaran, dan kegiatan lainnya yang direncanakan sebelumnya dan dibuat detail anggarannya. 
• Pengelolaan Keuangan, yaitu penggunaan dana sedemikian rupa yang bertujuan untuk memaksimalkan kinerja perusahaan/ organisasi. 
• Pencarian Keuangan, yaitu semua hal yang berhubungan dengan upaya pengadaan dana agar semua kegiatan perusahaan dapat berjalan dengan baik. 
• Penyimpanan Keuangan, yaitu aktivitas pengumpulan dana perusahaan dan menyimpannya di tempat yang aman. 
• Pengendalian Keuangan, yaitu semua hal yang berhubungan dengan penilaian dan perbaikan sistem/ kinerja bagian keuangan pada suatu perusahaan. 
• Pemeriksaan Keuangan, yaitu hal-hal yang berkaitan dengan audit internal terhadap bagian keuangan perusahaan sebagai upaya pencegahan terjadinya penyimpangan.

Sekian uraian tentang Pengertian Dan Fungsi Administrasi Keuangan, semoga bermanfaat.

Pengertian Manajemen Kantor Menurut Para Ahli

Pengertian Manajemen Kantor

Menurut Sayuti (2013:91) bahwa kantor merupakan tempat karyawan melakukan aktivitas kerjanya: tempat proses penanganan informasi mulai dari menerima, mengumpulkan, mengolah, menyimpan sampai menyalurkan informasi dalam rangka mendukung tercapainya tujuan organisasi.

Penggunaan segenap ruang kantor merupakan segi yang penting dari perencanaan manajemen perkantoran dan dapat menunjang aktifitas dalam perkantoran.

Menurut The Liang Gie (2007:4) mengemukakan bahwa: “Manajemen perkantoran merupakan rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan menyusun), mengarahkan (memberikan arah dan petunjuk), mengawasi, dan mengendalikan (melakukan control sampai menyelenggarakan kegiatan pekerjaan kantor)”.

Hal lain diungkapkan oleh Moekijat (2002:16) bahwa manajemen perkantoran itu sebagai penerapan fungsi-fungsi manajemen pada kantor, yakni perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan pengawasan kantor, agar tujuan kantor tersebut dapat tercapai dan pegawai-pegawai merasa puas. 

Jadi manajemen perkantoran adalah mengatur seluruh aktifitas perkantoran mulai dari mengorganisasikan, mengarahkan,mengawasi dan mengendalikan semua aktifitas perkantoran supaya tujuan kantor tersebut dapat tercapai dengan baik dan karyawan pun merasa puas.

Gambar: Pengertian Manajemen Perkantoran

|Pengertian Tata Ruang Kantor|

Tata ruang kantor merupakan hal yang penting bagi perusahaan dalam menunjang kelancaran kerja karyawan. Penataan ruang kantor yang baik dan teratur memberikan rasa aman dan nyaman sehingga karyawan pun dalam kegiatan kesehariannya memperoleh rasa puas terhadap kenyamanan yang ada. Suatu perusahaan/instansi harus memerlukan penataan ruang yang baik mulai dari penempatan meja, kursi dan alat-alat perkantoran lainnya berdasarkan pertimbangan luas ruangan dan jumlah para pegawai yang ada di dalam ruangan tersebut.

Menurut Sayuti (2013:91) tata ruang kantor dikatakan baik dan memberikan manfaat bagi para karyawannya apabila manajemen perusahaan memperhatikan beberapa aspek; yaitu memanfaatkan penggunaan segenap ruang yang ada secara efektif, mengembangkan lingkungan kerja yang nyaman bagi karyawan, memberikan kesan yang positif terhadap pelanggan perusahaan, menjamin efisiensi dari arus kerja yang ada, meningkatkan produktivitas kerja pegawai, dan mengantisipasi pengembangan organisasi di masa depan melalui perencanaan layout yang fleksibel. 

Pengertian tata ruang kantor itu sendiri menurut The Liang Gie (2009:186) merumuskan tata ruang menjadi dua pengertian yaitu:

1. Littlefield & Peterson berpendapat tata ruang perkantoran dapat dirumuskan sebagai penyusunan perabotan dan alat perlengkapan pada luas lantai yang tersedia. 
2. George Terry, tata ruang perkantoran adalah penentuan mengenai kebutuhan-kebutuhan ruang dan tentang penggunaan secara terperinci dari ruang ini untuk menyiapkan suatu susunan yang praktis dari faktor-faktor fisik yang dianggap perlu bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang layak.

Sumber:

The Liang Gie. 2007. Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta: Liberty.

Sekian uraian tentang Pengertian Manajemen Perkantoran Menurut Para Ahli, semoga bermanfaat.

Pengertian Kantor Menurut Para Ahli

Pengertian Kantor - Kantor berasal dari bahasa Belanda “Kantoor” adalah sebutan untuk tempat yang digunakan untuk perniagaan atau perusahaan yang dijalankan secara rutin. Kantor bisa hanya berupa suatu kamar atau ruangan kecil maupun bangunan bertingkat tinggi. (Long, 2004) Kantor menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia adalah balai (gedung, rumah, atau ruang) tempat mengurus suatu pekerjaan atau juga disebut tempat bekerja.

Selain dari pengertian diatas, ada beberapa pengertian kantor seara statis menurut beberapa ahli diantaranya yaitu :

• Menurut (Atmosudirjo, 1982) kantor adalah setiap tempat yang biasanya dipergunakan untuk melaksanakan pekerjaan tata usaha, dengan nama apapun juga tempat tersebut mungkin diberian.
• Prajudi Atmosudirjo (1982:25), kantor adalah unit organisasi terdiri atas tempat, staf personel dan operasi ketatausahaan guna membantu pimpinan.

Gambar: Pengertian Kantor

Tujuan dan Fungsi Kantor Menurut Mills (1984:9), tujuan kantor didefinisikan sebagai pemberian pelayanan komunikasi dan perekaman. Dari definisi tersebut, Mills memperluas menjadi fungsi kantor (pekerjaan yang dilakukan) yakni sebagai berikut:

1. Menerima Informasi (to receive information). Menerima informasi dalam bentuk surat, penggilan telepon, pesanan, faktur, dan laporan mengenai berbagai kegiatan bisnis.
2. Merekam/ menyimpan data-data serta informasi (to record information). Tujuan pembuatan rekaman adalah menyiapkan informasi sesegera mungkin apabila manajemen meminta informasi tersebut. Beberapa 14 rekaman diminta untuk disimpan menurut hokum, atau disimpan untuk memenuhi kebutuhan manajemen dalam perencanaan dan pengendalian perusahaan seperti rincian negoisasi, transaksi, kerespondensi, pesanan, faktur atau ringkasan rincian seperti laporan keuangan, laopran persediaan, dll. 
3. Mengatur Informasi (to arrange information). Informasi yang diakumulasi oleh kantor jarang dalam bentuk yang sama layaknya ketika diberikan, seperti mengumpulkan informasi dan sumbersumber yang berbeda dan membuat perhitungan/pembukuan. Kantor bertanggungjawab memberikan informasi dalam bentuk terbaik dalam melayani manajemen, seperti penyiapan faktur/kuitansi, penetapan harga, akuntansi, laporan keuangan, dll.
4. Memberi Informasi (to give information). Bila manajemen diminta sejumlah informasi yang diperlukan, kantor memberikan informasi tersebut dari rekaman yang tersedia. Sebagian informasi yang diberikan bersifat rutin, sebagian bersifat khusus. Informasi-informasi tersebut diberikan baik secara lisan maupun tulisan. Contoh informasi tersebut pesanan, anggaran, faktur/kuitansi, laporan perkembangan, laporan keuangan, dll.
5. Melindungi Aset (to safeguard assets). Selain empat fungsi di atas, masih ada fungsi lain dari kantor yaitu mengamati secara cermat berbagai kegiatan dalam perusahaan seperti diperlihatkan di dalam rekaman dan mengantisipasi segala hal yang tidak menguntungkan yang mungkin terjadi. Misalnya melaporkan adanya kekurangan persediaan, melaporkan adanya sejumlah hutang yang mungkin tidak terbayar saat akan jatuh tempo, rekaman vital seperti kontrak besar harus dilindungi secara tepat, uang tunai harus disimpan di dalam lemari besi maupun di dalam bank. Kantor harus berhati-hati terhadap makna rekaman dan memperhatikan dengan segera.

Sumber:

Atmosudirdjo, Prajudi. 1982. Administrasi dan Manajemen Umum. Jakarta: Ghalia Indonesia.

Sekian uraian tentang Pengertian Kantor Menurut Para Ahli, semoga bermanfaat.

Pengertian Administrasi Kepegawaian Menurut Para Ahli

Istilah administrasi kepegawaian atau personnel administration di Amerika Serikat dipergunakan dalam bidang pemerintahan, sedangkan personnel management dipergunakan dalam bidang bisnis. Di Indonesia, ada kecenderungan menggunakan istilah manajemen kepegawaian (personnel management) baik dalam bidang pemerintahan maupun bidang bisnis.

Gambar: Pengertian Administrasi Kepegawaian

Felix A. Nigro (1988) mengatakan bahwa personnel administration is the art of selecting new employees and making use of old ones in such manner that the maximum quality and quantity of output and service are obtained from the working force (administrasi kepegawaian adalah seni memilih pegawai-pegawai baru dan mempekerjakan pegawai-pegawai lama sedemikian rupa sehingga dari pegawai-pegawai itu diperoleh mutu dan jumlah hasil serta pelayanan yang maksimum). Fungsi-fungsi atau kegiatan-kegiatan administrasi kepegawaian, menurut Felix A. Nigro, meliputi berikut ini.

1. Pengembangan struktur organisasi untuk melaksanakan program kepegawaian termasuk tugas dan tanggung jawab dari setiap pegawai yang ditentukan dengan jelas dan tegas.
2. Penggolongan jabatan yang sistematis dan perencanaan gaji yang adil dengan mempertimbangkan saingan yang berat dari sektor swasta.
3. Penarikan tenaga kerja yang baik.
4. Seleksi pegawai yang menjamin adanya pengangkatan calon pegawai yang cakap dan penempatannya dalam jabatan-jabatan yang sesuai.
5. Perencanaan latihan jabatan dengan maksud menambah keterampilan pegawai, memotivasi semangat kerja, dan mempersiapkan mereka untuk kenaikan pangkat.
6. Penilaian kecakapan pegawai secara berkala dan teratur dengan tujuan meningkatkan hasil kerjanya dan menentukan pegawai-pegawai yang cakap.
7. Perencanaan kenaikan pangkat yang didasarkan atas kecakapan pegawai dengan adanya sistem jabatan. Pegawai-pegawai yang baik ditempatkan pada jabatan-jabatan yang sesuai dengan kecakapannya sehingga mereka dapat mencapai tingkat jabatan yang paling tinggi.
8. Kegiatan-kegiatan untuk memperbaiki hubungan antarmanusia.
9. Kegiatan-kegiatan untuk memelihara dan mempertahankan moril serta disiplin pegawai.

Glen O. Stahl (1986) merumuskan administrasi kepegawaian sebagai keseluruhan yang berhubungan dengan sumber daya manusia dari organisasi. Fungsi-fungsi atau kegiatan-kegiatan dalam administrasi kepegawaian, menurut Glen O. Stahl, meliputi:

1. penentuan yurisdiksi;
2. pengusahaan tenaga kerja;
3. pengujian pelamar-pelamar dan pengembangan daftar-daftar dari calon-calon yang lulus ujian;
4. pengurusan sistem sertifikasi dan penggunaan daftar calon-calon yang lulus ujian, pengurusan masa percobaan, pemindahan dan kenaikan pangkat, kehadiran dan cuti, tingkah laku dan disiplin, serta pemberhentian dan keluhan-keluhan;
5. pengembangan petunjuk dan informasi serta mendorong praktik yang terbaik dalam pengawasan dan program-program, kesehatan dan keamanan, penilaian prestasi kerja, lingkungan kerja, serta rekreasi dan latihan jabatan;
6. penyelenggaraan riset kepegawaian;
7. penyelenggaraan latihan jabatan;
8. pelaksanaan sistem pensiun pegawai;
9. pemeliharaan rencana yang membangun hubungan masyarakat;
10. pemberian saran-saran mengenai manajemen kepegawaian dan perbaikan kebijaksanaan secara berkala kepada pimpinan atasan.

Sementara itu, Arifin Abdulrachman (1998) mengatakan bahwa administrasi kepegawaian negara adalah salah satu cabang dari administrasi negara yang berkaitan dengan segala persoalan mengenai pegawai-pegawai negara. Kegiatan-kegiatan administrasi kepegawaian negara meliputi:

1. analisis jabatan, klasifikasi jabatan, dan evaluasi jabatan;
2. rekrutmen, ujian-ujian, dan penempatan;
3. training;
4. penggajian;
5. employee counselling;
6. personnel relations;
7. disiplin dan moral;
8. catatan kepegawaian.

Untuk memantapkan pandangan dan pengertian lebih luas mengenai administrasi kepegawaian, perhatikanlah beberapa pendapat mengenai administrasi kepegawaian menurut beberapa ahli atau penulis berikut ini.

1. Wendel French dalam Personnel Management Process mengatakan, personnel management is the recruitment, selection, development, utilization of and accomodation to human resources by organization.
2. Julius E. Etington dalam artikel yang berjudul “Pioneers of Management” dimuat dalam buku Reading in Personnel Management mengatakan, personnel management is a multi faceted discipline to which distinguished individuals from a number of disciplines have made contributions.
3. Edwin B. Flippo dalam Personnel Management mengatakan, personnel management is the planning, organizing, directing, and controlling of the procurement, development, compensation, integration, maintenance, and separation of human resources to the end that individual, organizational, and societal objectives are accomplished.
4. M.J. Julius dalam Personnel Management mengatakan, the general outline of personnel functions is much the same among progressive companies. These functions fall intotwo major classes: operative and managerial. The technical function of personnel management includes the activities speciallyconcerned with procuring, developing, utilizing, and maintaining an efficient working force. The managerial functions certain to the activities concerned with planning, organizing, directing, and controlling the work of those performing technical personnel functions.

Jika ditelaah lebih lanjut pendapat para ahli atau penulis tersebut, pada dasarnya tujuan mereka adalah sama. Walaupun berbeda gaya bahasanya, yang ditekankan adalah masalah kepegawaian. Jika Anda cermati, dalam pandangan French, administrasi kepegawaian melakukan aktivitas merekrut pegawai, setelah itu perlu diseleksi dan dikembangkan untuk keperluan organisasi. Etington berpendapat bahwa untuk menghadapi individu-individu yang berbeda, perlu multidisiplin atau para ahli menyumbangkan sesuatu sesuai dengan disiplin mereka. Lebih lanjut, Edwin B Flippo mengatakan bahwa administrasi kepegawaian adalah merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan, dan mengendalikan pegawai untuk berbagai tujuan. Jadi, menurut Edwin B. Flippo, administrasi kepegawaian itu mempunyai dua fungsi, yaitu fungsi manajerial dan fungsi operatif (yang bersifat teknis). Fungsi manajerial administrasi kepegawaian meliputi perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian. Fungsi operatif administrasi kepegawaian meliputi pengadaan, pengembangan, kompensasi, integrasi, pemeliharaan, dan pensiun.

Sumber: Dikutip dari berbagai sumber.

Sekian uraian tentang Pengertian Administrasi Kepegawaian Menurut Para Ahli, semoga bermanfaat.